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Archivierung


Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen.

Ein Anwenderbericht von Christoph Betz zeigt Ihnen Einblicke in das Archivierungssystem: RxIndex

A n w e n d e r b e r i c h t  v o n  C h r i s t o p h  B e t z

Die zentrale Archivierung & Verwaltung sämtlicher Dokumente eines Unternehmens ist heute wichtiger denn je. Im Bereich des elektronischen Informationsmanagement bietet die Firma GRAFEX aus Langenhagen modulare Lösungen.


Nachdem Sie mit RxForm™ Ihre individuellen unternehmensspezifischen Oberflächen (Masken) erzeugt haben, erlaubt RxIndex™ die komfortable Archivierung und Verwaltung sämtlicher Dokumente eines Unternehmens in einer grafischen Datenbank.

Scriptsprache

Dank der integrierten Scriptsprache ist die Erstellung komplexer Systeme möglich, die jederzeit an aktuelle Anforderungen angepasst werden können: Vorgabewerte für Datenbankfelder, Automatisierte Aktionen, Benutzerprofile, Zugriffsrechte, Revisionsverwaltung, Erzeugung von Vorschaubildern und vieles mehr. Eine Datenbank wird nach der Definition der Masken automatisch von RxIndex™ angelegt. Über die Form der Datumsablage entscheidet der Benutzer bei der Erstellung der Maske selbst!

Flexibilität

Die Flexibilität von RxIndex™ erlaubt eine sofortige Nutzung. Benutzerspezifische Anpassungen der Workflow Umgebung an bestehende Unternehmens- und Verwaltungsabläufe ist einfach möglich.

Sicherheit

Durch eine verschlüsselte Speicherung der entworfenen Masken ist eine Modifizierung nur durch den autorisierten Administrator sichergestellt und eine versehentliche Änderung durch den Anwender ausgeschlossen.

Über kurze Befehle können per DDE andere Anwendungen aufgerufen und komplexe Anweisungen übergeben werden. So kann beispielsweise mit einem Mausklick ein Dokument automatisch in RxHighlight™ geladen, gedruckt und wieder geschlossen werden. Bei jedem Viewvorgang kann das Vorschaubild auf Wunsch aktualisiert werden.

Suchen & Finden

Leistungsfähige Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Finden von Dokumenten. Dabei stellen die Vorschaubilder ein wichtiges Hilfsmittel dar. Mit Ihrer Hilfe ist eine eindeutige Identifikation des gesuchten Dokuments möglich. Selbstverständlich ist auch die benutzerdefinierte Erstellung von Dateilisten und Berichten möglich, die sich abspeichern lassen. Suchlisten und Berichte sind frei konfigurierbar.

Fazit

Die Arbeit mit RxForm™ und RxIndex™ gestaltet sich zugegebenermaßen recht gewöhnungsbedürftig. Hat man sich allerdings erst einmal eingearbeitet, sind der Umsetzung unternehmensspezifischer Anforderungen kaum Grenzen gesetzt! Die Flexibilität ist sehr hoch und somit ist eine Anpassbarkeit bei Änderung der Anforderungen leicht realisierbar.

Info

Der EDV-Service Betz beschäftigt sich seit seiner Gründung 1996 mit der Thematik der digitalen Archivierung und des Dokument-Management.