Das PDF-Format ist mittlerweile eines der am häufigsten genutzten Datei-Formate. Für Formulare, E-Mail-Anhänge, Bauzeichnungen, Schriftdokumente und weitere Anwendungen ist es ein gängiges Format. Als IT-Beauftragter in einem Unternehmen hast du die Verantwortung, die Mitarbeiter mit der passenden PDF-Software auszustatten. Die Software sollte im besten Fall benutzerfreundlich, einfach zu handhaben, innovativ, anpassbar sein und alle benötigten Funktionalitäten beinhalten. Diese 7 Schritte werden dir bei der Findung und Einführung der optimalen PDF-Software helfen:
Bestandsaufnahme des Vorhandenen
Überprüfe die Mitarbeiter und deren Arbeitsplätze. Welche Mitarbeiter nutzen welche Art von PDF-Software? Was für Funktionen benötigen die einzelnen Abteilungen oder Arbeitsbereiche? Verschicke einen Fragebogen, wenn du nicht persönlich mit den Mitarbeiter sprechen kannst.
Auswertung der Ergebnisse
Sortiere und bereite die Ergebnisse auf. Was für Schlüsse lassen sich ziehen? Können Anwendergruppen identifiziert werden? Gibt es eine mehrheitlich verwendete PDF-Software?
Festlegung auf eine Lösung
In diesen Schritt entscheidest du dich für eine PDF-Lösung oder eine Kombination von PDF Lösungen. Die PDF-Lösung kann eine bestehende Lösung aus dem Unternehmen sein oder eine neue Lösung vom Markt. Oft empfiehlt sich eine Lösung zu wählen, die verschiedene Ausbaustufen hat (z.B. Revu Standard, Revu CAD, Revu eXtreme).
Planung eines Testzeitraumes
Richte ein Test-Team ein, welches aus Mitarbeitern verschiedener Anwendungsgebiete besteht, damit du einen Gesamtüberblick erhältst und aus allen Richtungen im Unternehmen Feedback bekommst. Bitte die Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen die Erfahrungen mitzuteilen oder richte eine regelmäßiges Treffen der Beteiligten ein. Üblicherweise werden für den Testzeitraum 30 Tage gewählt, da viele PDF-Softwarehersteller diesen Zeitraum als kostenlose Test-Periode definieren.
Präsentation der Ergebnisse
Am Ende ist es sehr wichtig, dass die gesammelten Ergebnisse aufzubereiten und eine Präsentation zu planen. Es empfiehlt sich, dass du zu der Präsentation so viele Beteiligte wie möglich und einen großen Teil der „Entscheider“ im Unternehmen zu der Präsentation einlädst. Auf diesem Wege entwickelst du bei den Anwendern ein Gefühl der Beteiligung an dem Projekt der Einführung einer neuen PDF-Software und brichst eventuelle Vorurteile und Abwehrhaltungen auf. Beziehe auch den Verkäufer oder die Beratungsperson des vertrauten Softwareverkäufers ein.
Erstellen eines Bereitstellungsplans
Nach Genehmigung und Bereitstellung des Budgets für die Einführung der neuen Software sollte mit dem Softwareberater bestimmt werden, wie die Software in dem Unternehmen integriert werden soll. Welcher Lizenztyp ist erforderlich? Sind für die Installation Experten innerhalb des Unternehmens vorhanden?
Fortlaufendes Bewusstsein
Motiviere jeden Mitarbeiter mit der PDF-Software zu arbeiten! Mithilfe von Schulungen wird der Start oft erleichtert. Bleibe also in Kontakt mit dem Softwareverkäufer und bitte ihn Hilfsmaterial zur Verfügung zu stellen. Anleitungen, Video-Tutorials, Anwendungsbeispiele und vieles mehr können den Mitarbeitern schnell und unkompliziert helfen. Darüber hinaus ist es sehr wichtig, die Software im Unternehmen immer aktuell und einheitlich zu halten, damit bei eventuellen Updates oder Mengenerweiterungen in den Lizenz-Paketen keine zusätzlichen Kosten für die Aktualisierung anfallen. Zum Beispiel in es sinnvoll auch bei unterschiedlichen Versionen (Standard, CAD, eXtreme) die Software immer auf dem letzten, einheitlichen Entwicklungsstand zu halten. Gewährleistet wird dies durch die Buchung einer Wartung (Maintenance), die zwangsläufig Subscription enthält.