Sie können eine PDF-Datei und die dazugehörigen Markups auf vier Arten schützen. Welche Variante für Sie dabei die richtige ist, hängt maßgeblich von dem Anspruch ab, wie weit das PDF geschützt sein soll. Alle Varianten werden von Bluebeam Revu unterstützt und könnten aktiv vom Ersteller ausgewählt werden.
4 Wege PDF-Markups zu schützen:
- Glätten der Markups
- Export als PDF/A Format
- Passwortschutz für PDF-Dateien
- Einfügen einer digitalen Signatur
Glätten von Markups
Das Glätten von Markups stellt die niedrigste Stufe des Schutzes dar und schützt ausschließlich die visuelle Darstellung der Markups. Im Glättungsprozess werden die Markups in die PDF-Datei eingebrannt und alle Metadaten des Markup werden entfernt. Demnach bleibt dann nur noch die visuelle Darstellung des Markups in dem Dokument bestehen und der Eintrag verschwindet in der Kommentar- oder Markupliste. In Bluebeam Revu finden Sie das Glätten unter Dokument > Glätten. Alternativ können Sie auch individuelle Markups mit einem Rechtsklick auswählen und einzeln Glätten. Mit Bluebeam Revu können Sie entscheiden, ob Sie das Wiederherstellen von der Glättung zulassen möchten. Bei der Weitergabe an Dritte ist es zu empfehlen, die Wiederherstellungsfunktion herauszunehmen.
Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einem geglätteten Markup und einem nicht-geglätteten Markup. Um bei geglätteten Markups trotzdem die Spalteninformationen weitergeben zu können, ist es zu empfehlen, eine Markup-Übersicht anzufügen.
Umwandlung in das PDF/A-Format
Der Zusatz des A in PDF/A steht für Archiv und stellt eine Unterform des PDF-Formats dar, welches zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente von der International Organization for Standardization (ISO) genormt wurde. Die Norm ist sehr streng und definiert zwingend vorgeschriebene als auch nicht zugelässige Bestandteile in einer PDF-Datei. Beispielsweise sind transparente Flächen nicht erlaubt, sodass diese beim Export in PDF/A entfernt oder verändert werden. In Bluebeam Revu finden Sie unter Datei > Exportieren > PDF/A die Möglichkeit aus einer PDF-Datei eine PDF/A-Datei zu erzeugen. Was ist nun das besondere an der PDF/A-Datei? Die PDF/A-Datei kann nicht bearbeitet oder annotiert werden. Erst wenn die PDF/A wieder in eine PDF-Datei umgewandelt wird, können Markups platziert oder Seiten entfernt werden. Mit Bluebeam Revu haben Sie die Möglichkeit PDF/A-Dateien freizugeben, zu bearbeiten und anschließend wieder als PDF/A-Datei zu exportieren. Mit dieser Funktionsweise kann lediglich auf Grundlage des Zeitstempels der Datei beurteilt werden, ob die ursprüngliche PDF/A-Datei verändert wurde. Deshalb wird das PDF/A-Format häufig für Verträge verwendet, da Text ein zugelassener Baustein im PDF/A-Format ist und daher der Export in PDF/A problemlos durchläuft. Anders ist das häufig bei Zeichnungen, da hier Straffuren, Bilder oder andere Elemente enthalten sind, die nicht 1:1 in ein PDF/A-Format verwandelt werden können.
Die folgende Abbildung zeigt die Freigabe-Benachrichtigung in Bluebeam Revu, wenn eine PDF/A-Datei geöffnet wird.
Passwortschutz für eine PDF-Datei festlegen
Eine sehr bekannte Möglichkeit zum Schutz einer PDF-Datei ist die Regulierung von Funktionen durch einen Passwortschutz. In Bluebeam Revu können unter Dokument > Sicherheit festlegen, ob der Empfänger drucken, das Dokument verändern, das Dokument zusammenstellen, Inhalte kopieren oder extrahieren, Inhalte für Zugang extrahieren, Markups hinzufügen, Formularfelder ausfüllen, Digitale Signaturfelder signieren oder Vorlagenseiten erstellen darf. Die Berechtigungen werden mit einem Passwort geschützt.
Der Empfänger kann dann nur die erlaubten Funktionen ausführen, sofern das Passwort nicht weitergegeben wurde oder das Passwort durch Ausprobieren geknackt wurde. Letzteres ist bei einer PDF-Datei mit Passwortschutz auch der große Schwachpunkt. Die PDF-Datei merkt sich nicht, wie häufig das Passwort falsch eingegeben wurde, sodass unendlich häufig das Passwort falsch eingegeben werden kann. Diese Option nutzen beispielsweise Internetseiten, um den Passwortschutz zu knacken.
Aus diesem Grund sollte die Verwendung eines Passwortschutzes gut überlegt sein, da auch bedacht werden muss, dass nur der Ersteller im Zweifel das Passwort kennt.
Einfügen einer digitalen Signatur
Im ersten Moment scheint die digitale Signatur nicht viel mit dem Schutz einer PDF-Datei zu tun zu haben. Jedoch fügt ein Signatur-Zertifikat einer PDF-Datei den höchsten Schutz gegen unbemerkter Veränderung hinzu. In Bluebeam Revu können Sie über Werkezuge > Signatur > Dokument signieren eine digitale Signatur einfügen, die in Bluebeam Revu sogar selbst erstellt werden kann. Bei dieser Signatur handelt es sich dann um eine selbst erstellte Signatur, die keiner physischen Unterschrift entspricht. Eine erweiterte Form ist die fortgeschrittene, dateibasierte Signatur, welche auch in Bluebeam Revu importiert und verwendet werden kann. Mit dem Hinzufügen einer Signatur in eine PDF-Datei wird der Stand des Dokuments zum Zeitpunkt der Signatur in dem Signatur-Zertifikat abgespeichert. Sollte nun der Empfänger das Dokument verändern, meldet die Signatur, dass das Dokument nach Platzierung der Signatur verändert wurde und die Version zum Zeitpunkt der Signatur durch Doppelklick auf die Signatur im Signatur-Panel eingesehen werden kann.
Das Signaturzertifikat basiert auf einer Verschlüsselung, sodass es nahezu unmöglich ist, das Zertifikat zu entschlüsseln und die Datei unbemerkt zu verändern. Aus diesem Grund wird diese Methode vor allem bei Weitergabe von Verträgen und Bauplänen verwendet. Vorteilhaft bei der Verwendung einer Signatur ist auch, dass der Empfänger problemlos Markups platzieren kann und auf diese Weise ein fließender Prozess definiert werden kann.
Die folgende Abbildung zeigt den Signatur-Panel in Bluebeam Revu.
Sollten Sie Fragen zu den verschiedenen Methoden haben, melden Sie sich gerne bei Support-Team des Platinum Partner GRAFEX.