Ziel von Kommentierungstechniken ist es – unabhängig von Ort und Zeit – mit verschiedene Personen in einem oder mehreren Produktionsprozessen zusammenzuarbeiten. Da viele Prozesse nicht mehr intern ablaufen, sondern Global, ist dies eine Notwendigkeit im eigenen Workflow, der schon lange kein "Zukunftsdenken" mehr ist. Kleinere Teams oder Einzelpersonen sollten nicht abgeschreckt sein. Was man im großen Bereich abdeckt, kann man auch für kleinere Prozesse verwenden. Hier kann man separat das angelieferte Projektmaterial prüfen, ergänzen oder abändern.
Neben einer kleinen Einarbeitung und eigener Disziplin im Allgemeinen, wird auch ein Programm benötigt, welches wichtige Kriterien im Vorfeld erfüllen muss.
Wichtig ist die Abdeckung diverser Formate. Zwar ist PDF stark im Vormarsch und wird bei verschiedenen Aufgaben auch schon als Standard vorgegeben, doch gibt es auch andere Formate, welche aus verschiedenen Gründen beibehalten werden.
Verwendete Dokumente sollen unangetastet bleiben, um das Original zu schützen sind Kommentare, nachträgliche Bemaßungen, und sonstige Nachträglichen Ergänzungen, idealerweise als einzelne Ebenen (Layer) vorhanden. Dies kann man sich wie eine Folie vorstellen, welche über der Originalen Datei liegt. Zusätzlich sollte das Dokument "neutral" bleiben, heißt: Datei und Ergänzungen sind strikt getrennt. Nicht nur, dass Kommentare und Ergänzungen auf einzelnen Layern vorhanden sind, es wird hierfür auch eine einzelne (bei Projektarbeiten auch mehrere) Datei abgelegt. Neben dem offensichtlichen Vorteil, dass man das Dokument unverändert beibehält, kann man vorhandene Kommentare in andere Projekte importieren. Dies ist besonders praktisch, wenn man mit mehrstöckigen Gebäuden arbeitet oder eine Art "Zwiebelansicht" benötigt.
Eine Übersicht über Kommentare mit Revisionshistorie um Festzustellen, wann welche Änderung von Wem erfolgt ist. Gerade bei Projekte ist das Nachvollziehen von einzelnen Schritten unabdingbar. So kann schnell festgestellt werden, Welche Person oder auch Abteilung welche Bemaßungen oder Änderungen vorgenommen hat.
Berechtigung von Einzelnen Benutzern oder Gruppen müssen für eine sichere Handhabung gegeben sein. Wie oben erwähnt, sind Kommentar-Layer praktisch. Hier kann man nach Gewerken oder unterschiedlichen Prozessen sich selber eine Methode erarbeiten; um sicherzustellen, dass diese eingehalten wird, können Vorgaben festgesetzt werden. Das Programm sollte dies alles berücksichtigen und anwenden.
Eine Fertig kommentierte Datei, als Zusammenfassung neu abspeichern (Layer einzeln aus-/einblenden) ist für viele Aufgabenzwecke sinnvoll; es können finale Änderungen direkt weitergeben werde, ohne dass es zu Verständnisproblemen kommt.
Welches Programm erfüllt alle Ansprüche und vielleicht auch etwas mehr? Die Antwort ist hier: RxHighlight. Neben den oben genannten Punkten sind weitere Features vorhanden und werden stetig weiterentwickelt. Neben klassischen Kommentarmöglichkeiten wie Texte sind weitere Standards verfügbar, welche wären: Polygonlinien, Pfeile, Flächen aller Art, Freihandstift. Zusätzlich zu dem etabliertem gibt es noch: Sprechblasen, Bemaßungen und vieles mehr... alle Objekte können eingefärbt und auch Fläche, Umrandung und Textfarbe kann frei angepasst werden. Als zusätzliche und meist unterschätzte Funktion gibt es noch die Verlinkung, womit Sie jedem Kommentarobjekt eine Datei zuordnen können. Beim Klick auf das Objekt wird entsprechende Verknüpfung geöffnet. Über spezielle Schaltflächen kann zwischen den geladenen Dokumenten navigiert werden.
Die einzelnen Objekte müssen nicht von vornherein definiert werden, sondern könne auch im Nachhinein angepasst und einzeln editiert werden. Für individuelle Objekte/Symbole steht die Systembibliothek zur Verfügung. Hier können über den Symbolmanager (mitgeliefert) eigene Objekte importiert und für RxHighlight bereitgestellt werden. Dateien können sowohl Raster/Bitmap, als auch Vektoren sein. Es können sogar direkt aus DWG-Dateien Blöcke importiert und exportiert werden.
Für das Zusammenarbeiten in Gruppen/Teams, stellt Ihnen RxHighlight diverse Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung und auch ein Programm um schnell und einfach die nötigen Einstellungen festzulegen. So können Nutzer/Gruppen verschiedene Farben zugewiesen bekommen, Funktionen können aus-/eingeblendet und auch Berechtigungen vergeben werden. Beispiel wäre hierbei, dass Gruppe 1 nur den eigenen Layer ansehen und bearbeiten kann, Gruppe 2 kann alle Layer betrachten aber nur den eigenen bearbeiten und Benutzer 1 macht die Verwaltung und darf sowohl Layer betrachten, als auch darin arbeiten.
Dies Verfahren nennen wir Multi-Layer/-User-Kommentierung.