Digitale Signatur in Bluebeam Revu

Revu unterstützt die digitale Zertifizierung und die digitale Signierung von PDF-Dateien. Diese beiden Maßnahmen haben gewisse Ähnlichkeiten und können gleichzeitig erfolgen, sind jedoch nicht identisch. Die digitale Zertifizierung und Signatur können wie folgt beschrieben werden:

• Bei der digitalen Zertifizierung wird die Richtigkeit eines Dokuments zertifiziert. Der Seiteninhalt eines digital zertifizierten Dokuments wird schreibgeschützt, sodass keine Änderungen mehr möglich sind. Der Zertifizierer kann wahlweise begrenzte Änderungen zulassen, die sich nicht auf diesen Inhalt auswirken (beispielsweise Markup hinzufügen, Formularfelder ausfüllen oder digitale Signaturen einfügen).
• Digitale Signaturen sind unabhängig validierte Signaturen, die eine Person in einem Dokument anbringt und damit das Dokument in seinem jetzigen Zustand genehmigt. Wenn das Dokument nach dem digitalen Signieren geändert wird, ändert sich auch der Status der Signatur entsprechend.
  • Ein wichtiger Unterschied zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen: Elektronische Signaturen sind nicht auf ihre Echtheit validiert. Eine elektronische Signatur ist lediglich die elektronische Darstellung der eigenhändigen Unterschrift einer Person. Eine digitale Signatur enthält dagegen eine eindeutige digitale ID, die ihre Echtheit bestätigt.

Revu unterstützt sowohl das Einfügen von digitalen Signaturfeldern in PDF-Dateien und das Einfügen von digitalen Signaturen in diesen Feldern. Sie können Signaturen aus selbst signierten Zertifikaten erstellen und validieren. Dies eignet sich insbesondere für Zertifizierungen innerhalb von Unternehmen oder zwischen vertrauenswürdigen Personen. Revu unterstützt zudem handelsübliche Zertifikate von vertrauenswürdigen externen Zertifizierungsstellen.

Revu validiert und signiert Dokumente gemäß dem Windows Certificate Store-Standard und dem PKCS-#12-Standard. Revu unterstützt auch Adobe CDS-Signaturen.

Falls ein digitales Signaturfeld gelöscht werden muss, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Dokument > Signaturen  > Signaturfeld hinzufügen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende digitale Signaturfeld, und wählen Sie Löschen.

Zertifizieren einer PDF-Datei

Die Authentizität von Dokumenten kann zertifiziert werden, wobei die Zertifizierung normalerweise von demjenigen, der es erstellt hat, oder vom ersten Signierer vorgenommen wird. Darüber hinaus verhindert das Zertifizieren, dass Signierer noch Änderungen am Seiteninhalt vornehmen, wobei der Zertifizierer die Möglichkeit hat, Änderungen in eingeschränktem Maße, einschließlich dem Hinzufügen von Markups, dem Ausfüllen von Formularfeldern oder dem Anwenden von digitalen Signaturen, zuzulassen. Grundsätzlich sollten Dokumente nur dann zertifiziert werden, wenn sie vollständig sind und nachdem sämtliche Felder für digitale Signaturen hinzugefügt wurden.

Zertifizierte Dokumente können nicht mit anderen Dokumenten zusammengeführt werden, ohne die Zertifizierung aufzuheben. Führen Sie die Dokumente daher vor dem Zertifizieren zusammen, oder lassen Sie separate signierte PDF-Dateien in Revu 11 (oder höher) mithilfe von Sets als zusammengehörige Sammlung anzeigen. Die einzige Möglichkeit zum Zusammenführen, mit der eine bereits erfolgte Zertifizierung beibehalten wird, ist das Erstellen eines PDF-Pakets.

Je nach dem, ob Sie auch ein Signierer des Dokuments sind oder nicht, gibt es zwei Möglichkeiten, eine PDF zu zertifizieren. Dabei ist zu bedenken, dass der Zertifizierungsstatus nicht mehr geändert werden kann, sobald die erste Signatur zu einer PDF hinzugefügt wurde. Muss ein Dokument also zertifiziert werden, tun Sie dies als erster Signierer, oder, wenn Sie kein Signierer des Dokuments sind, bevor Sie es zum Signieren versenden.

In zertifizierten Dokumenten findet sich auf der Registerkarte Eigenschaften eine Zertifizierungserklärung, die jederzeit einsehbar ist. Außerdem erscheint beim Öffnen eines zertifizierten Dokuments ein Dialogfeld, in dem der Leser aufgefordert wird, die Registerkarte Eigenschaften zu öffnen, um die Zertifizierungserklärung zu lesen.

Zertifizieren und Signieren eines PDF Dokuments

Mithilfe dieses Prozesses können Sie das Dokument in einem einzigen Schritt zertifizieren und signieren.

1. Klicken Sie auf das gewünschte Signaturfeld. Das Dialogfeld Signieren erscheint.
2. Wählen Sie eine Digitale ID.
3. Für PKCS #12-IDs geben Sie das Passwort ein und klicken auf Anmelden.
   • Für Windows Certificate Store-IDs muss kein separates Passwort angegeben werden, da sie über die Windows-Anmeldedaten des Benutzers geschützt sind.
4. Wählen Sie Zertifizierung des Dokuments, und wählen Sie eine der Optionen für Zulässige Veränderungen nach Zertifizierung:
   • Keine Veränderungen erlaubt: Es sind keinerlei Änderungen zulässig, und es können auch keine weiteren Signaturen hinzugefügt werden.
   • Formulare und digitale Signaturen ausfüllen: Formularfelder können vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden, aber ansonsten sind keine weiteren Änderungen erlaubt.
   • Markups, auszufüllende Formulare und digitale Signaturen: Markups können hinzugefügt, Formularfelder vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden, aber weitere Änderungen sind nicht zulässig.
5. Vervollständigen Sie alle Felder für gewünschte Optionen.
6. Wählen Sie die Darstellung für Ihre Signatur.
7. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Speichern unter erscheint. Signierte Dokumente müssen zum Zeitpunkt des Signierens gespeichert werden.
8. Geben Sie einen Dateinamen an, wählen Sie den Speicherort für die signierte Datei und klicken Sie abschließend auf Speichern, um die signierte PDF abzuspeichern.

Zertifizieren ohne Signieren

Die Person, die ein Dokument zertifiziert, muss nicht unbedingt einer der Signierer sein. Bedenken Sie, dass eine PDF nicht zertifiziert werden kann, wenn es von einer Seite bereits signiert worden ist, soll das Dokument also zertifiziert werden, muss dies geschehen, bevor Sie sie zum Signieren versenden.

So zertifizieren Sie ein Dokument, ohne es zu signieren:

1. Wählen Sie Dokument > Signaturen > Dokument zertifizieren. Das Dialogfeld Signieren erscheint.
2. Wählen Sie eine Digitale ID.
3. Für PKCS #12-IDs geben Sie das Passwort ein und klicken auf Anmelden.
   • Für Windows Certificate Store-IDs muss kein separates Passwort angegeben werden, da sie über die Windows-Anmeldedaten des Benutzers geschützt sind.
4. Wählen Sie Zertifizierung des Dokuments, und wählen Sie eine der Optionen für Zulässige Veränderungen nach Zertifizierung:
   • Keine Veränderungen erlaubt: Es sind keinerlei Änderungen zulässig, auch nicht das Anwenden von digitalen Signaturen. Wählen Sie diese Option nur, wenn das Dokument nicht unterzeichnet zu werden braucht.
   • Formulare und digitale Signaturen ausfüllen: Formularfelder können vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden, aber ansonsten sind keine weiteren Änderungen erlaubt.
   • Markups, auszufüllende Formulare und digitale Signaturen: Markups können hinzugefügt, Formularfelder vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden, aber weitere Änderungen sind nicht zulässig.
5. Vervollständigen Sie alle Felder für gewünschte Optionen.
6. Klicken Sie auf OK.

Digitales Signieren von PDF-Dateien

Die Vorgehensweise zum digitalen Signieren einer PDF-Datei ist abhängig davon, wie diese Datei erstellt wurde. In den meisten Fällen ist bereits ein Signaturfeld in das Dokument eingefügt, in das Sie dann die Signatur eintragen können. Diese Dokumente können zusätzlich zertifiziert werden. Unter Umständen müssen Sie jedoch ein eigenes Signaturfeld vor dem Signieren einfügen. Mit Revu ist das ganz einfach.

Digital signierte Dokumente können nicht mit anderen Dokumenten zusammengeführt werden, ohne dass die Signaturen ungültig würden. Führen Sie die Dokumente daher vor dem Signieren zusammen, oder lassen Sie separate signierte PDF-Dateien in Revu 11 (oder höher) mithilfe von Sets als zusammengehörige Sammlung anzeigen. Die einzige Möglichkeit zum Zusammenführen, mit der eine bereits erfolgte Signatur beibehalten wird, ist das Erstellen eines PDF-Pakets.

Das Signieren und Zertifizieren von PDF-Dokumenten ist in vielen Hinsichten ein komplexes Thema. Sprechen Sie uns gerne auf vertiefende Themen wie fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an. Besonders bei öffentlichen Bauausschreibungen wird dieses Thema immer präsenter.